Karmaşadan Akışa: Kanban
Her şeyi “akışına” bırakmak bize “Akış”ı getirir mi?
Mesela beslenmemizi akışına bırakıp sürekli sağlıksız yiyecekler yediğimizde daha mı “Akış”ta hissederiz?
Ya da kendimizi “akışa” bırakıp sabah akşam dizi izlediğimizde hayatımızdaki “Akış” artar mı gerçekten?
İşlerimizi akışına bıraktığımızda işlerimiz sürdürülebilir olarak “Akış”ta olur mu?
Kanban ve Akış
Kanban, işleri “akışına” bırakmak yerine stabil bir “Akış” oluşturmak için bize çeşitli pratikler sunar.
Bu yazımda sizlere en temel anlamda bir Akış oluşabilmesi gerekli olduğunu düşündüğüm Kanban’ın altı pratiğinden ilk üçünü örneklerle anlatmayı deneyeceğim .
Birinci pratik: Görselleştir!
Önümüzdeki birkaç gün yapmayı istediğimiz işlerin kafamızda devamlı dolandığı bir durumu düşünelim.
Kanban Japonca “işaret” ya da “büyük görsel tahta” anlamına gelir.
Kanban, işleri görselleştirmek için kullanılan Kanban Tahtaları’yla ünlüdür.
Yapılan araştırmalar insan beyninin görsel bilgiyi yazılı bilgiden 60.000 kez daha hızlı işleme aldığını göstermektedir.
Hadi biz de hem bilimi hem de Kanban’ı dinleyerek ilk adım olarak bir Kanban Tahtası kullanmayı deneyelim.
İkinci pratik: Yapılan işleri limitle!
Kanban tahtamızı oluşturmak işleri görselleştirmek için ilk adım olsa da, bir Akış oluşturmak için tek başına yeterli değildir.
Stabil bir akış oluşturmak için bir Kanban Sistem oluşturmak gerekir. Kanban Sistem oluşturmanın en önemli adımı da sistem içerisindeki işleri limitlemektir.
Eğer hiçbir limit koymazsak, işlerimizi görselleştirdikten sonra kendimizi aşağıdaki durumda bulabiliriz:
Kanban tahtamızı bir Kanban Sistem’e çevirmek için kendimize bir taahhüt ve teslimat noktası belirleyelim ve sistem içerisindeki işlerimize limit koymayı deneyelim.
Yukarıda belirlediğimiz kurallara göre sistemimizde aynı anda üç iş bulunabilir. Eğer sisteme yeni bir iş çekmek istiyorsak öncelikle sistemden bir işin çıkması gerekir.
İşleri limitleme pratiği sistemi bir İTME sisteminden ÇEKME sistemine çevirir.
Ancak kitap okuma aktivitemi bitirdikten sonra kendime yapmayı seçtiğim sıradaki aktivite olan online market alışverişini “yapılıyor”a çekebilirim.
Bir paragraf kitap okuyup, online alışveriş sepetime üç kalem eşya ekleyip, iki tane yoga hareketi yapmak yerine, işleri bitirdikçe yeni işler çekerek ilerlemek yalnızca meşgul olmak yerine değer üretmemi sağlar.
Kanban’ın işleri limitleyip çekme sistemi oluşturma pratiği aynı zamanda sisteme denge getirerek üretilen değerin sürdürülebilir olmasına yardımcı olur.
Üçüncü pratik: Akışı Yönet!
Çekme sistemi oluşturduktan sonra Akış’ın pürüzsüz bir şekilde ilerleyebilmesi için Kanban, Akış’ın yönetilmesi gerektiğini söyler.
Her zaman için dar boğazlar, engeller, başka işlere ya da süreçlere bağımlılıklar ortaya çıkabilir. Kanban, bunların görünür kılınması gerektiğini ve sürekli gözlemle yeni koşullara sistemimizi adapte etmemiz gerektiğinin altını çizer.
Eğer uykusuz olduğum için kitabımı uyuklayarak okuyormuş gibi yapıyorsam, belki de onu şimdilik askıya alıp beni canlandıracak yoga aktivitemi çekmek daha akıllıca olacaktır.
Sistemimi de bu duruma adapte edip, bu tarz beklenmedik durumlar için yine sayısı limitlenmiş bir “askıda” bölümü ekleyebilirim. Koyduğum kırmızı kart da engelimi görünür kılmış olur.
Akışı yönetmenin bir diğer önemli noktası da, sisteme doğru işleri çekerek değeri maksimize etmektir.
Bunun için Kanban, hedefin doğrultusunda işlerin gecikme maliyetlerini (cost of delay) göz önünde bulundurarak işleri sisteme çekmeyi öğütler.
Diyelim ki, hayatımın bu döneminde rahatlatıcı aktivitelere vakit ayırmadığım için sağlığım tehdit altında. Bu sebeple hayatımı dengeye sokup, sağlığımı düzeltmek istiyorum. Bu durumda buna hizmet eden aktiviteleri ağırlıklı olarak sistemime çekmeyi hedefleyebilirim.
Bunu yapmazsam sağlığımı ihmal etmenin gecikme maliyetine katlanmak durumunda kalabilirim.
Sistemsel bakış açısı
Kanban, işlerimizi yönetmek için bize sistematik bir bakış açısı getirir.
Bu yazımda Kanban’ın önerdiği altı pratikten aşağıdaki ilk üçünü ele alarak işleri akışına bırakmaktan bir Akış oluşturmaya nasıl geçebileceğimizi anlatmaya çalıştım.
- Görselleştir
- Yapılmakta olan işleri limitle
- Akış’ı yönet
- Kuralları görünür kıl
- Geri bildirim döngüleri oluştur
- İşbirliği içinde geliş, deneysel olarak ilerle
Daha akıllı çalışarak çok daha fazla değer üretebileceğimize yürekten inanan biri olarak yazımı W. Edwards Deming üstadımızın bir sözüyle bitirmek istiyorum:
İş hayatındaki problemlerin %94'ü sistem ve yalnızca %6'sı insan kaynaklıdır.
Kaynaklar
